Туроператор TUI переходит на аутсорсинг печати с Konica Minolta

Центральный офис туристического оператора TUI Россия начал сотрудничество с компанией Konica Minolta по аутсорсингу печатной инфраструктуры. Этот шаг был запланирован в проекте по внедрению MPS. Konica Minolta предоставила в аренду TUI все необходимое оборудование и программное обеспечение YSoft.

Программный модуль YSoftSafeQ предполагает систему авторизации пользователя и проверку прав доступа к устройствам печати, тем самым осуществляя защиту от несанкционированного использования МФУ. Благодаря тому, что печатное оборудование позволяет создавать индивидуальные способы печати и использовать множество настроек, происходит дополнительное сокращение затрат. К примеру, для экономии на цветной печати можно настроить автоматическую распечатку электронных писем определенного круга лиц в черно-белом варианте.

Используя модуль Кредиты и выставление счетов, можно создавать индивидуальные депозиты как для одного, так и для нескольких пользователей. Это помогает контролировать объемы печати. Отчетный модуль в онлайн режиме отражает статистические данные всей печатной системы, а все накопленные данные используются для системы оптимизации. Оборудование Konica Minolta и программное обеспечение выполняют целый ряд задач. К ним относится: снижение затрат на печать, возможность составления долгосрочного прогноза на эти затраты, массовый контроль документооборота, защита клиентской документации.

Статистика фирмы Konica Minolta показывает, что почти половина организаций работает без электронного управления документооборотом и не интегрирует его с системой печати. А это, по некоторым данным, приводит к тому, что каждый 14-й документ с важной информацией теряется.

По словам Андрея Грищенко, который представляет отдел техподдержки TUI Россия, консультанты Konica Minolta помогли оптимизировать печатную систему компании. Схема документооборота стала упорядоченной и появилась возможность контролировать и управлять печатью. Сжатые сроки, за которые проект был осуществлен, и точное соблюдение бюджета, отведенного на него, помогли избежать лишних расходов.

Ведущий менеджер отдела корпоративных продаж компании Konica Minolta Ольга Юнсон отмечает важность введения аутсорсинговой системы для печати. По ее словам, затраты на печать могут повышаться совершенно бесконтрольно. Происходит это от того, что учет затрат на печать в организации может отсутствовать, из-за нестабильности бюджетной составляющей, а также наличия большого количества единиц техники. Аутсорсинг и применение арендованного печатного оборудования существенно уменьшают трудозатраты на обработку большого объема документации, помогают наладить систему автоматизации различных бизнес-процессов и минимизировать экономические расходы. В компании на данный момент уже используется печатная система, ее применяют около 250 сотрудников.

Компания TUI планирует расширить систему и распространить ее в Москве и области по своим торговым точкам. Переговоры об этом с Konica Minolta уже ведутся. Дальнейшее сотрудничество предполагает объединение уже внедренной системы с платформой Document Navigator. Она разработана в Konica Minolta и предназначена для работы с документами. Document Navigator помогает с легкостью извлекать документы, обрабатывает и сохраняет файлы в необходимом для пользователя формате и определяет его на соответствующее место для хранения.